Neue Vertriebssoftware verspricht bessere Prozesse und mehr Umsatz – doch leider scheitern viele Einführungen genau daran, dass nach dem Kauf in der Umsetzung Fehler passieren. Studien zufolge erreichen rund 70 % aller Veränderungsprojekte im Unternehmen nicht ihr Ziel. Damit Dir das nicht passiert, solltest Du die typischen Stolpersteine kennen. Im Folgenden zeigen wir Dir die fünf häufigsten Fallen bei der Einführung von KI-gestützter Vertriebssoftware und wie Du sie geschickt umgehst.

Stolperstein 1: Kein klares Zielbild und fehlender Nutzen

Wenn die Richtung nicht stimmt, läuft das Projekt von Anfang an schief. Ein häufiger Fehler ist es, ein neues Tool einzuführen, ohne ein klares Ziel oder einen greifbaren Nutzen zu definieren – sowohl fürs Unternehmen als auch für das Vertriebsteam. Die Folge: Unsicherheit und fehlende Motivation. Vertriebsmitarbeiter fragen sich, warum sie ihre eingespielten Arbeitsweisen ändern sollen, und sehen womöglich nur zusätzlichen Aufwand.

So umgehst Du diesen Stolperstein:
Lege von Beginn an fest, warum Ihr die neue Software einführt. Willst Du z. B. die Kundendatenpflege verbessern, die Angebotserstellung beschleunigen oder das Vertriebstraining modernisieren? Formuliere konkrete Ziele und vor allem: Übersetze den Nutzen ins Tagesgeschäft der Vertriebler. Mache klar, was jeder Einzelne davon hat („Du sparst dir z. B. 2 Stunden Administrationsaufwand pro Woche“ oder „Du bekommst bessere Leads frei Haus geliefert“). Kommuniziere dieses Warum und die Vorteile frühzeitig und immer wieder – so erzeugst Du Neugierde statt Skepsis.

Stolperstein 2: Das Vertriebsteam wird nicht mitgenommen

Ein neuer Vertriebstool wird von oben „verordnet“ und das Team hatte keine Möglichkeit, seine Bedenken oder Ideen einzubringen – das ist ein Garant für Widerstand. Gerade im Vertrieb, insbesondere im Außendienst, gibt es oft Vorbehalte gegen mehr Technologie. Typische Aussagen sind etwa: „Ich gebe dem Unternehmen doch nicht mein ganzes Kundenwissen preis!“ oder „Das dient doch nur zur Kontrolle meiner Arbeit.“ Viele fürchten auch, zusätzliche Systeme würden nur mehr Arbeit statt Erleichterung bringen. Wenn Du Dein Team nicht von Anfang an mit ins Boot holst, entstehen Gerüchte und Ablehnung.

So umgehst Du diesen Stolperstein:
Kommuniziere ehrlich die Gründe für die Veränderung (siehe Stolperstein 1) und lade zu Feedbackrunden ein, bevor die Entscheidung final ist. Suche Dir ein, zwei “Influencer” im Vertriebsteam – Kollegen, die angesehen sind – und binde sie als Multiplikatoren ein. Wichtig: Nimm Ängste und Einwände ernst. Erkläre beispielsweise, welche Daten wirklich erfasst werden (und warum), und was nicht. Betone, dass das Tool unterstützen soll, nicht kontrollieren. Zeige auch auf, dass ihre Rolle weiterhin zentral ist – die Software ersetzt nicht die menschliche Beziehung zum Kunden. Indem Du Vertrauen aufbaust und Dein Team in den Prozess einbeziehst, schaffst Du Akzeptanz. Weitere Tipps, wie Du die Veränderung im Vertrieb begleiten und Vorbehalte abbauen kannst, findest Du in unserem Artikel Veränderungsbegleitung im Vertrieb: So gewinnst Du Dein Team für neue digitale Werkzeuge.

Stolperstein 3: Keine ausreichende Schulung und Unterstützung

„Hier ist das neue Tool – viel Spaß damit!“ Ohne intensive Vertriebsschulung und Begleitung verpufft jede noch so tolle Software. Wenn Mitarbeitende nicht genau wissen, wie sie das Werkzeug anwenden sollen, nutzen sie es halbherzig oder gar nicht. Auch eine einmalige initiale Schulung reicht oft nicht aus – die Hälfte ist zwei Wochen später wieder vergessen. Treten dann im Alltag Probleme oder Fragen auf und es fühlt sich niemand zuständig, sinkt die Motivation rapide.

So umgehst Du diesen Stolperstein:
Erstelle einen Schulungsplan: z. B. Erst eine Grundlagen-Schulung für alle, dann vertiefende Workshops für Fortgeschrittene oder spezielle Anwendungsfälle. Setze dabei auf praxisnahe Übungen – idealerweise mit echten Beispielen aus dem Verkaufsalltag. Moderne Lösungen wie eine KI-Trainingsplattform (etwa Fioro) ermöglichen es, in digitalen Rollenspielen Verkaufsgespräche und Tool-Einsatz realistisch zu üben. So können die Mitarbeitenden Fehler machen, ohne Konsequenzen, und von einem KI-Coach sofort Feedback bekommen. Wichtig ist auch die Unterstützung nach dem Go-Live: Richte vielleicht einen „Help Desk“ oder eine Chat-Gruppe ein, wo Fragen schnell beantwortet werden. Zeige Geduld – jeder hat eine unterschiedliche Lernkurve. Mit kontinuierlichem Coaching und offenem Ohr stellst Du sicher, dass niemand auf der Strecke bleibt.

Stolperstein 4: Technische Hürden und fehlende Integration

Nichts beeinträchtigt die Akzeptanz schneller als technische Probleme. Wenn die neue Software langsam ist, mangelhaft mit Mobilgeräten kompatibel ist oder umständlich zu bedienen ist, wird Ihr Vertriebsteam sie nicht mehr verwenden. Das schädlichste Problem: schlechte Integration. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter dieselben Daten mehrfach in verschiedene Systeme eingeben muss, weil das neue Tool keine Schnittstellen hat, steigt die Frustration ins Unermessliche. Tatsächlich zeigt der Work Trend Index von Microsoft, dass 62 % der Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und jeder Dritte sich über doppelte Arbeit beschwert, wenn neue Tools nicht gut integriert sind. Niemand möchte zusätzliche Arbeit und Chaos durch ein neues Tool.

So umgehst Du diesen Stolperstein:
Wähle Software, die zu Eurer Systemlandschaft passt – oder investiere in die nötigen Schnittstellen. Beziehe Deine IT früh in das Projekt ein, damit technische Anforderungen geklärt sind. Teste die Anwendungen gründlich, bevor Du sie groß ausrollst (hier hilft wieder ein Pilotprojekt, siehe nächster Stolperstein). Achte auf eine gute Usability: Das Vertriebsteam braucht ein Werkzeug, das im besten Fall intuitiv ist und auf allen Geräten flüssig läuft – im Büro wie im Außendienst. Vielleicht kannst Du auch zunächst mit einer kleinen Funktionsauswahl starten (MVP-Prinzip), statt das Tool mit allen Features auf einmal zu überfrachten. Und ganz wichtig: Stehen bleiben ist keine Option – sammle kontinuierlich Feedback zu technischen Schwierigkeiten und verbessere das System laufend weiter. Deine Vertriebssoftware sollte ein Enabler sein, kein Stolperstein.

Stolperstein 5: Kein Tag-1-Standard und fehlende Richtlinien

Viele Rollouts scheitern daran, dass das neue Tool wie eine Option wirkt, während alte Pfade offen bleiben. Ohne klaren Standard ab Tag 1, eindeutige Regeln und sichtbares Vorbildverhalten zerfasert die Nutzung: Parallel-Excel, doppelte Eingaben und unterschiedliche Arbeitsweisen bremsen das Momentum – und nach kurzer Zeit rutscht das Team in alte Routinen zurück.

So umgehst du diesen Stolperstein:
Mach das Tool ab Tag 1 zum Default für einen klar definierten, wirkungsstarken Ablauf (z. B. Angebotserstellung) und setze einfache Leitplanken: In-App-Guides, Vorlagen, SSO und die wichtigsten Integrationen, damit der richtige Weg der einfachste ist. Schalte für genau diesen Ablauf alte Einstiegspunkte sofort ab und lass Führungskräfte das Verhalten vorleben, indem Deals und Aktivitäten direkt im Tool geprüft werden („Zeig’s mir im Tool“). Prüfe innerhalb der ersten zwei Wochen wenige, eindeutige Signale – etwa den Anteil der Vorgänge im neuen System oder die Durchlaufzeiten – und beseitige Reibung gezielt. So wird das Tool schnell zur Selbstverständlichkeit, ohne Pilot und ohne langes Programm.

Fazit

Die Einführung einer neuen Vertriebssoftware ist Veränderungsarbeit. Es gilt, Technik und Mensch zusammenzubringen – mit klarem Ziel, Einbindung des Teams, guter Schulung, solider Technik und einem langen Atem. Vermeidest Du diese fünf Stolpersteine, stehen die Chancen gut, dass Deine Digitalisierung im Vertrieb zum Erfolg wird. Übrigens:

Eine umfassende Betrachtung, wie Du Veränderungsprozesse und Softwareeinführungen im Vertrieb insgesamt erfolgreich gestaltest, findest Du auf unserem Blog zu Veränderungsprozessen im Vertrieb. Schau dort gerne vorbei, um das große Ganze im Blick zu behalten und weitere wertvolle Tipps zu erhalten.