Glossar
Definition: Die Gesprächsvorbereitung umfasst alle Maßnahmen im Vorfeld eines Kundengesprächs, um dieses möglichst erfolgreich zu gestalten. Dazu gehören z.B. das Einholen von Informationen über den Kunden, das Festlegen von Zielen für das Gespräch und die organisatorische Vorbereitung (Agenda, Unterlagen, Demoprodukte). Gute Vorbereitung sorgt dafür, dass man in jedem Gespräch einen Schritt voraus ist, weil man nicht ins Blaue hinein agiert, sondern einen Plan hat.
Schritte der Vorbereitung:
Kunden recherchieren: Informieren Sie sich über Ihren Gesprächspartner. Im B2B-Vertrieb z.B. über die Firma (Branche, aktuelle News), im B2C-Bereich über die Person (Familienstand, Hobbys, soziales Umfeld – soweit zulässig und bekannt). Diese Infos ermöglichen im Small Talk echten Bezug („Wie läuft es denn in [Branche]? Ich las kürzlich, dass…“) und zeigen Professionalität (Beziehungsaufbau im Verkaufsgespräch - Ruske Consulting München). Insbesondere bei dezentralen Vertriebsstrukturen (Genossenschaftsbanken, Versicherungsagenturen) kann man sich vor Ort über regionale Besonderheiten schlau machen.
Ziele setzen: Was möchten Sie am Ende des Gesprächs erreicht haben? Z.B. Abschluss, Terminvereinbarung, Bedarfsklärung, Einwilligung für Angebotseinholung. Klare Teilziele helfen, das Gespräch zu steuern. Das Motto „In jedem Gespräch einen Schritt voraus“ bedeutet auch, für sich einen Schritt zu definieren, den man erreichen will (auch wenn es noch nicht der finale Abschluss ist).
Argumente & Einwände antizipieren: Überlegen Sie im Voraus: Welche Vorteile Ihres Produkts passen speziell für diesen Kunden? Welche Einwände sind wahrscheinlich? (z.B. bei einem älteren Kunden: „lohnt sich das in meinem Alter noch?“). Legen Sie sich passende Nutzenargumente und Antworten bereit. Wer Einwände vorwegnimmt, wirkt vorbereitet und souverän.
Material vorbereiten: Alle nötigen Unterlagen, Vertragsmuster, Präsentationen, Demogeräte etc. bereitlegen. Nichts ist peinlicher, als vor dem Kunden nach einem Kugelschreiber suchen zu müssen. Profis haben auch immer aktuelles Infomaterial (Prospekte, Datenblätter) dabei, angepasst auf den Kunden.
Organisatorisches planen: Pünktlichkeit ist das A und O – Route planen, Puffer einrechnen. Bei Videomeetings rechtzeitig Technik prüfen. Den Gesprächsrahmen klären (z.B. Dauer, Teilnehmer). Wenn man weiß, das Gespräch dauert ca. 30 Minuten, kann man seine Agenda entsprechend strukturieren.
Cleverer Ansatz: Machen Sie sich einen Gesprächsleitfaden (Stichpunkte oder Mindmap), insbesondere als Quereinsteiger. Kein stures Ablesen – aber ein roter Faden, an dem man sich im Gespräch orientieren kann, gibt Sicherheit. Notieren Sie z.B. wichtige Fragen, die Sie stellen wollen, und Kernbotschaften, die der Kunde mitnehmen soll.
Nutzen: Gute Vorbereitung erhöht Ihre Souveränität. Kunden merken schnell, ob jemand vorbereitet ist. Positive Wirkung: Der Kunde fühlt sich wertgeschätzt („Er hat sich mit mir beschäftigt“). Und Sie selbst sind entspannter, weil Sie auf bekannte Infos und vorbereitete Antworten zurückgreifen können, statt spontan alles aus dem Ärmel schütteln zu müssen. Ein nicht-intuitives Detail: Zur Vorbereitung gehört auch die mentale Einstellung. Gehen Sie positiv ins Gespräch, stellen Sie sich kurz vor, wie es erfolgreich verläuft (visualisieren). Das boostert Ihr Auftreten. Mit Vorbereitung und mentaler Fokussierung sind Sie dem durchschnittlichen Verkäufer – der vielleicht unvorbereitet und zerstreut erscheint – deutlich voraus. Wie das Sprichwort sagt: “Der Erfolg liebt die Vorbereitung.” – Im Vertrieb bedeutet das, in jedem Gespräch bereits vor dem ersten Wort einen Schritt voraus zu sein.